Eventplanung: 10 goldene Regeln für ein gelungenes Firmenevent

Eventplanung: 10 golgende Regeln für ein gelungenes Firmenevent: BOSANOVA Communication & Event GmbH, Köln © 2016

Auch bei Events gelten ungeschriebene Regeln, die es zu beachten gibt, um es Gästen, aber auch Ihnen als Gastgeber leichter zu machen. Damit es am Ende heißt: „Ein geniales Fest war das!“ Unsere Klassiker für die Eventplanung – die zehn bewährtesten Tipps für einen glänzenden Auftritt beim Firmenevent….

Gut organisiert bei der Eventplanung: So gelingen Ihre Firmenveranstaltungen sicher

Als Eventverantwortlicher im Unternehmen halten Sie meist die Fäden der Vorbereitung in der Hand. Idealerweise erfolgt die Eventplanung in enger Abstimmung mit einer erprobten Agentur bzw. erfahrenen Dienstleistern, die Sie dabei professionell unterstützen. Es kann allerdings sehr nützlich und hilfreich sein, wenn Sie sich bei der Eventvorbereitung an einige goldene Regeln halten, die Ihnen die Arbeit sehr erleichtern. Hier die Tipps aus unserer Sicht als Dienstleister für kleine, mittlere und große Unternehmen:

Eventplanung: Je besser die Vorbereitung desto entspannter die Durchführung des Events; BOSANOVA Communication & Event GmbH, Köln © 2016

Eventplanung: Je besser die Vorbereitung desto entspannter die Durchführung des Events; BOSANOVA Communication & Event GmbH, Köln © 2016

  1. Planung ist das halbe Event:
    Gewinnen Sie Sicherheit durch gute Vorbereitung!

    Je mehr Aufmerksamkeit Sie der Vorbereitung widmen, desto flexibler sind Sie dann vor Ort – wenn wirklich mal „Not am Mann“ sein sollte. Gutes Projektmanagement verbunden mit langjähriger Erfahrung bedeutet, dass Sie immer einen Plan B aus dem Hut zaubern können. Das gibt Ihnen die Sicherheit, die Sie benötigen, um auch dann ruhig und besonnen zu bleiben, wenn es mal hektisch oder brenzlig wird. (Im Rheinland heißt das: Et hät noch immer jot jejange! (Es ist noch immer gut gegangen) – das 11. Kölsche Grundgesetz ist auch das Motto unser Produktionsleitung Jenny, die schon so einiger dieser Erfahrungen mit Vor-Ort-Flexibilität hat erleben dürfen … 😉 )
  2. Alle mit im Boot bei der Eventplanung:
    Ziele, Zielgruppe und Corporate Identity beachten!

    Damit die Vorbereitungen reibungslos laufen, sollten Event- und Kommunikationskonzept rechtzeitig und möglichst umfassend mit allen Projektverantwortlichen sowie den Entscheidern in der Führungsetage abgestimmt sein. Wichtigste Basis: Es muss einvernehmlich klar sein: „Was wollen wir mit dem Event erreichen? Für wen soll es sein?“ Außerdem muss es mit der Unternehmensphilosophie und der Identität des Unternehmens übereinstimmen. Sind davon alle überzeugt, lassen sich danach alle Feinabstimmungen realisieren. Der Startschuss für die Planung und spätere Umsetzung liegt vor.
  3. Kommunikation bis zum Schluss: Informations-Sharing durch Ablaufpläne und optimales Briefing der Planungsbeteiligten
    Sicher kennen Sie das: Die meisten Pannen entstehen dort, wo zu wenig, gar nicht, zu spät oder falsch kommuniziert wurde. Deshalb sollten Sie diese Falle generell vermeiden. Am besten durch rechtzeitiges und ggfs. wiederholtes Teilen von Ablaufplänen und optimaler Vorbereitung. Dazu gehört ein spezifisches Briefing aller am Event beteiligten Mitarbeiter bzw. Dienstleister. Was zunächst nach viel Arbeit aussieht ist Ihnen – auch für spätere Events – ein optimales Hilfsmittel. Insofern lohnt sich der Aufwand! Und macht Sie ein bisschen sorgenfreier. Die Agentur ist in aller Regel Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner und steht Ihnen bei der Aufbereitung solcher Pläne oder deren Aktualisierung zur Seite bzw. übernimmt dies vollständig für Sie.
  4. Technik mit Taktgefühl: Vorsorgen hilft ungemein!
    Geschäftsführer, Vorstandsvorsitzender oder  Abteilungsleiter haben kurzfristig die Powerpoint-Präsentation zur Begrüßung durch einen Videofilm ersetzt? Das heißt, das Firmen-WLAN muss jetzt doch noch zur Verfügung stehen?
    Tauschen Sie sich rechtzeitig mit den Verantwortlichen aus. Bestenfalls überlegen Sie sich vorab, ob auch eine geänderte, später gewählte Präsentationsform zum Einsatz kommen könnte und welche Folgen das für Technik und Ausstattung hat. Schließlich sollte alles optimal verzahnt sein. Gerade bei der Technik drehen sich die Zahnräder aber oft gravierend schnell. Ist ein Film Bestandteil der Präsentation muss man ggfs. auf dem Laptop switchen, aber so, dass das Publikum dies nicht wahrnimmt. Herausforderungen, die Sie am besten vorab einkalkulieren. Gleiches gilt für die Wahl der Sprecher, deren Ausstattung mit Mikros, Vorlieben bei der Ausleuchtung und so weiter. Nachfragen, aufschreiben, vorsorgen und auch die Agentur (rechtzeitig) in Kenntnis setzen.
  5. Redundanz als Rezept: Doppelt absichern, wo es nötig erscheint!
    Machen Sie sich vorab klar, welche Systeme bei einem Ausfall besonders schwerwiegende Folgen auf den Ablauf Ihres Firmenevents hätten. Wo lässt sich technisch Redundanz herstellen? Der zweite Rechner vor Ort, die Powerpoint noch auf einem weiteren, anderen USB-Stick oder einem anderem System? Welches Werkzeug, welche Gegenstände sollten auf jeden Fall vor Ort doppelt vorhanden sein? Welche Mehrmengen Sie einplanen sollten, stimmen Sie am besten direkt mit Ihren Dienstleistern/Ihrer Agentur ab.
  6. Der direkte Draht: Für kurzfristige Abstimmungsoptionen sorgen!
    Wie ist der Hausmeister, der Techniker, der Caterer am besten mobil zu erreichen? Idealerweise gibt es bei der Organisationsunterstützung durch eine Event-Agentur einen Mitarbeiter bzw. Ansprechpartner, der das für Sie organisiert. Hausintern im Unternehmen sollten Sie als Projektverantwortlicher aber idealerweise alle Nummern der Entscheidungsträger oder des Entscheiders für Notfälle haben.
    Pflichtbestandteil der Eventplanung sollte ein präziser Ablauf- & Zeitplan sein mit allen Gewerken und deren Ansprechpartnern inkl. Mobilnummern. Minutiöse Planung hilft – insbesondere bei vielen Gewerken und großen Veranstaltungen. Je größer die Fläche desto hilfreicher sind Funkgeräte vor Ort, so dass die Crew über verschiedene Funkkanäle Kontakt aufrecht erhalten kann. Die Notfallnummer-Liste tragen die Mitarbeiter dann am Lanyard (Umhängeband).
    Und auch hier gilt: Doppelt hält besser. Notfalll-Nrn. oder Ablauflisten im Firmen-/Privathandy notieren!
  7. Übergabe/Abnahme vor Ort: Verzichten Sie auf Panik, vertrauen Sie auf kompetente Partner!
    Ihre Agentur ist rechtzeitig vor Ort. Manchmal sieht das für Sie als Projektverantwortlicher Stunden vorher aber noch sehr chaotisch aus. Auch wenn alles völlig nach Plan abläuft. Daher gilt: Bieten Sie sich als Ansprechpartner an, aber vertrauen Sie auch auf die Professionalität Ihres Eventpartners bzw. Event-Dienstleisters. Da hilft es wenig, wenn Sie selbst in Panik verfallen. Lassen Sie sich da unterstützen und unterstützen Sie selbst dort wo es richtig und wichtig ist. Sie werden sehen – es läuft. 😉
  8. Dresscode Ihrer Crew vor Ort: Gepflegt, gestylt & ausgestattet!
    Unabhängig davon, ob Sie selbst im Corporate-Design-Look mit Firmen-T-Shirts oder im Business-Dress zum Firmenevent erscheinen werden – gut gepflegt und gestylt sollte jedes Mitglied Ihrer Crew selbstverständlich sein. Daher empfiehlt es sich für alle Fälle und für den kleinen Pflegeaufwand vor Ort vorzusorgen:
    – Deo, Mundspülung, Frischetücher und andere Hygieneartikel bereit halten
    – Strumpfhosen evtl. mehrfach mitbringen (geht es Kolleginnen auch so? Einfach mehrere Größen (und Farben) beschaffen – Sie werden sehen, die anderen sind begeistert, sollte es zu einem Notfall kommen… 😉
    – T-Shirts/Polos oder Tücher im Corporate Design auf Vorrat hinlegen (sie könnten durchgeschwitzt werden – noch bevor das Event so richtig losgeht…)
    – Fresh is beautiful: Wer im Service tätig ist, oder als Sprecher agiert, sollte Minzbonbons oder ähnliche Mundhygiene-Unterstützer haben, damit der frische Atem erhalten bleibt.
    – Vorab ist ein vollständiges Briefing für Hostessen oder helfende Personen besonders empfehlenswert: Das regelt von der Tonalität der Ansprache vor Ort (Du/Sie), über wichtige Informationen zu aufkommenden Fragen alles bis hin zu Make-Up-Wünsche,  Dresscode und Kleidung. (Größenzuordnung und Anprobe erfolgt vor dem Event).
  9. Aufmerksam & kompetent: Ausstrahlung, die wirkt!
    Frisch gepflegt und gestylt können Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Gäste entspannt und locker begrüßen. Kompetent und aufmerksam achten Sie auf die Wünsche der Gäste, bleiben höflich und reagieren angemessen auch im Falle von Kritik oder überzogener bzw. unangebrachter Wünsche. Diese Kombi macht Sie selbstsicher und -bewusst. Das wirkt auch auf Ihre Gäste professionell und letztlich ausdrucksstark und sehr sympathisch.
  10. Give-Aways & Nachbereitung: Damit das gelungene Event in glänzender Erinnerung bleibt!
    Sie haben an alles gedacht, das Event verläuft wie geplant und alle Gäste sind zufrieden. Bis hierhin ist alles wundervoll gelaufen. Damit Ihre Gäste die Höhepunkte auch noch länger in angenehmer Erinnerung behalten, können Sie für ein passendes Gastgeschenk sorgen, das Ihre Crew am Schluss den Gästen mit auf den Heimweg gibt. Für Ihre Nachbereitung: Fragen Sie, ob es gefallen hat, bitten Sie um ehrliche Kritik und nehmen Sie diese ernst. Es unterstreicht, wie professionell Sie als Gastgeber agieren und gibt Ihnen erstklassige Hinweise zur Optimierung für kommende Events.

Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen und stehen gerne für Fragen rund um Ihre Firmen-Veranstaltung, zu professionell geplanten Events und kreativer Ideenentwicklung bereit. Oder noch besser:  Kommen Sie einfach bei uns vorbei und machen sich ein Bild von unserem Team. Einen Kaffee oder Tee gibt es selbstverständlich auch für Sie.

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